「ビジネスネーム」という言葉を知っていますか？芸能人であれば「芸名」、小説家であれば「ペンネーム」、接客業であれば「源氏名」など、自分の本名以外で設定する名前のことを「ビジネスネーム」といいます。芸名やペンネームが分かりやすい例ですが、あまりピンとこない方も多いと思います。しかし、結婚や週末起業、またプライバシーの秘匿やビジネスの戦略の一つとして、実は様々な場所でこの「ビジネスネーム」が使われだしています。今回はビジネスネームを設定、使用する理由をご紹介していきたいと思います。「自分には関係ない」と思っている方も、今後ビジネスネームを使用する機械が訪れる可能性も十分にあると思いますので、是非この記事を参考にしてみて下さい。
ビジネスネームをつける状況
まず「ビジネスネーム」とは具体的にどのような状況で使用することが多いのでしょうか。一番創造しやすい例として、結婚した後に配偶者と同姓となった従業員が、旧姓のままで働いているような状況が挙げられます。またその他にも下記のようなケースも挙げられます。
・接客業などを経営している社長が、従業員の身を守るために仮名やニックネームを利用している場合
・個人事業主などで、自分の運気を上げるため、またはお客様に名前を覚えてもらいやすいように仕事上では名前を変えている場合
・副業をしている方で、本業の関係者にバレないように別名を名乗っている場合
上記のように「ビジネスネーム」を利用することによって、様々なメリットがあり、ビジネスネームの利用自体が日本社会に根付いた慣習であると考えられます。
気をつけたいビジネスネームのポイント
では、ビジネスネームの利用が問題になる場合は、どのようなものがあるのでしょうか。それは、「本名の提示が必要な状況なのにビジネスネームを用いた時」です。
極端な例を挙げますと、婚姻届けの本人氏名欄にビジネスネームを記載することです。
これは法律上許されることではありません。戸籍は、必ず本名で登録されるものであり、ビジネスネームで登録しようとすると、生年月日や住所などの本人情報と合致することが難しくなり、本人確認や正しく登録することが困難となってしまいます。次に問題となる例が、「相手との信頼関係が必要な時」です。
実際に法律には違反していないとしても、特にビジネス上では、本名を明かさない相手との取引はどうしても避けがちで、ちゃんとした相手の情報があって初めて安心して取引が出来るようになるのです。
ビジネスネームの活用方法
それでは、今後どのような状況で「ビジネスネーム」を使用することが大事になってくるのでしょうか。
この章では、先ほどの例を参考に、実際の利用範囲を整理して挙げていきます。まず最初に挙げるのは、社内向けの書類や電話対応、名刺、領収書、給与明細などです。結婚などで本名が変わった際に旧姓を利用する理由としては「名前が変わったことで関係者が混乱するのを避けるため」「名刺を作り直したり各種申請をし直す手間を省くため」などがあります。電話口での対応や名刺における名前の記載がビジネスネームになることが考えられます。
では、それらは法律に違反しているのでしょうか。
結論からいいますと、電話での応対や名刺に関して、本名を利用しなければならないという法律は現状ありません。
ただし、法律には違反することは無いのですが、先ほど上述した通り、ビジネスの場面だと本名を明かさないことが相手への不信感につながる可能性があります。商談が上手くいき、その後いざ契約書を書こうとした時に、相手の名前がそれまで聞いていたものと別の名前であったと想像するとどうでしょうか。
ビジネスネームを利用することに関して、 納得してもらえる理由を事前に説明しておかないと、「この人は信用できるのだろうか。嘘をついているのでは無いだろうか」と思われてしまう可能性があり、最悪の場合商談自体が無効となってしまうこともありますので十分に注意しましょう。
また、本名とビジネスネームを両方明らかにしていないことで、使っていない方の名前で来客や電話があった場合に、自分と気づいてもらえず結びつけてもえらえないなどのトラブルが起きる可能性はありますので十分に気を付けて使用していくことをお勧めします。
他にも、 辞令や領収書などといったような社内で完結する書類等に関してのビジネスネームの利用が法律に違反するということはありません。
社内向け資料なら大丈夫？
社内向けの書類であれば社内のルールに即していれば、特に問題なく使用していけるのではないでしょうか。なお、一見社内で完結しそうな給与明細に関しては、ビジネスネームの使用を禁止する会社もありますので注意をした方がよいでしょう。
理由は、源泉徴収票は必ず本名で発行する必要があるからです。
源泉徴収票とは、その年の個人の収入を明らかにし、1年間に支払った所得税を調整するために発行されるものです。
毎月控除されている所得税は概算となりますので、実際に支払うべき金額は1年間の収入が確定した年末に再度計算を行うことで明確にします。多く支払った分は再度計算することで戻ってき、逆に足りない場合は追加徴税されたりすることがあります。この所得税の支払や調整を会社が行うことを「年末調整」と言い、個人事業主や複数勤務などを理由として個人で計算することを「確定申告」と言います。源泉徴収票に記載される氏名や生年月日、住所は本人確認のためのものであり、源泉徴収票が本名とは異なるビジネスネームであると、税務署に登録されているのが本名であり、ビジネスネームで発行された源泉徴収票は同一人物のものとして認識されない可能性があるのです。この場合、別人になりすまして確定申告をしたとみなされ、脱税の容疑をかけられる可能性があるのです。住民票や戸籍でも同様のケースがありますので注意してください。
私文書へのビジネスネームの利用
次に挙げるのが、私文書へのビジネスネームの利用です。一見良くないと思われがちですが、契約書や請求書にビジネスネームの使用は、法律に違反するということはありません。もちろん、相手を騙そうとして本名とは別の名を名乗ったということであれば話は変わってきますが、通常利用しているビジネスネームを使用するということであれば、私文書である契約書や請求書の効力が無くなるということはないでしょう。しかし、契約書の可否でいざこざが起きた際に、その契約書の効力を立証することが本名を使用する場合よりも困難となることは間違いありません。どうしてもビジネスネームを使用したい場合は、本名とビジネスネームの両方を併記することでトラブルを避けられるでしょう。 また、契約書に書かれた代表取締役名と、登記簿の写しにある代表取締役名が異なる場合は、信用を失いかねますので注意してください。取引の額によることが多いのですが、契約書に登記簿の写しを添付する事も多いので、そこで契約書と登記簿の名前が異なるなどという状況は避けるようにしましょう。私文書にビジネスネームを使用することは法律違反ではありませんが、契約書や誓約書などのような重要な書類に関しては本名を利用した方が実際は無難ではあります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。ビジネスネームは様々な状況で広く使われるようになってきてはいますが、まだ使わない方が良い場面が数多く存在するため、使用する際は場面を選び、リスク、メリットを考えた上での使用が必要となります。ビジネスネームを使用することで得られるメリットは他にも多くあるため、様々な状況下でよりよい判断をしていきましょう。
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